Consulta vinculant en relació amb les obligacions formals relatives a l’expedició i conservació de les factures.

Consulta

En aquest apartat es reprodueix la consulta sense les dades de la persona o l’entitat que la formula

EXPOSICIÓ

PRIMER.- Que per mitjà del present escrit formula consulta tributaria escrita davant l’Administració tributària del Principat d’Andorra d’acord amb allò que disposa l’article 65 del text refós de la Llei 21/2014, de 16 d’octubre, de bases de l’ordenament tributari i l’article 25 del Reglament d’aplicació dels tributs.

SEGON.- Que d’acord amb allò que disposa l’article 25 del Reglament d’aplicació dels tributs, es manifesta de forma expressa que en el moment de presentar aquesta consulta tributària escrita, el consultant no està tramitant un procediment o recurs administratiu relacionat amb el règim, la classificació o al qualificació tributària que li correspongui plantejat en la present consulta.

TERCER.- D’acord al que estableix l’article 65 del text refós de la Llei 21/2014, de 16 d’octubre, de bases de l’ordenament tributari, el període aplicable és l’any 2019 i següents.

DESCRIPCIÓ DELS FETS

Ens trobem davant del cas d’una societat andorrana que rep les factures dels seus proveïdors en dos formats diferents. Determinats proveïdors li fan arribar la factura en paper mitjançant correu ordinari i altres proveïdors li fan arribar una còpia en format PDF mitjançant correu electrònic.

Per altra banda, la societat es planteja la possibilitat d’emetre les factures únicament en format PDF i enviar-les per correu electrònic als seus destinataris.

QÜESTIÓ PLANTEJADA

Es consulta sobre:

1. La forma de conservació de les factures rebudes, ja sigui en paper o format PDF.
2. La possibilitat d’expedició de les factures únicament en format PDF i enviament mitjançant correu electrònic als seus destinataris.

POSICIONAMENT DEL CONSULTANT

En virtut del que estableix l’apartat tercer de l’article 77 de la Llei 11/2012, del 21 de juny, de l’impost general indirecte (“Llei de l’IGI”), la conservació de les factures “es pot dur a terme per mitjans electrònics [...] Quan l’obligat tributari mantingui per mitjans electrònics les factures emeses o rebudes, ha de garantir al Ministeri encarregat de les Finances l’accés complet a les factures mencionades. L’obligació anterior és independent del lloc de conservació.”

Per altra banda l’article 17 del Decret pel qual s’aprova el Reglament que regula les obligacions de facturació, estableix que les factures o documents substitutius rebuts i altra documentació a la que fa referència l’article 16, “s’han de conservar per qualsevol mitjà, en paper o electrònic, que en permeti l’accés per part del ministeri encarregat de les finances sense demora, llevat que hi hagi una causa degudament justificada.” En aquest sentit, el mateix article considera “conservació per mitjà electrònic l’efectuada per mitjà d’equipaments electrònics de tractament, inclosa la compressió numèrica i l’emmagatzemament de dades, utilitzant mitjans òptics o altres mitjans electromagnètics.” Finalment la conservació per mitjans electrònics a que fa referència aquest article “s’ha d’efectuar de manera que n’asseguri la llegibilitat en el format original en què s’hagin rebut o emès. Els documents conservats per mitjans electrònics s’han de gestionar de forma que garanteixin un accés en línia a les dades, la càrrega remota i la utilització per part del ministeri encarregat de les finances davant qualsevol sol·licitud del Ministeri i sense demora injustificada.”

Pel que fa a les normes d’expedició de factures l’article 76 de la Llei de l’IGI estableix que “les factures expedides per l’empresari o el professional, pel seu client o per un tercer, en nom i per compte de l’empresari o del professional esmentat, poden ser transmeses per mitjans electrònics, sempre que el destinatari de les factures hagi donat el seu consentiment i els mitjans electrònics utilitzats en la transmissió garanteixin l’autenticitat del seu origen i la integritat del seu contingut. Reglamentàriament es determinen els requisits de la facturació electrònica.”

Finalment l’article 15 del Decret pel qual s’aprova el Reglament que regula les obligacions de facturació, especifica que “les factures es poden expedir per qualsevol mitjà, en paper o en suport electrònic. Els tiquets només es poden expedir en paper. Els destinataris de les factures poden exigir que les factures siguin expedides en format paper, sense que aquesta expedició els suposi cap cost.”

Tenint en compte la normativa transcrita, entenem que la societat pot procedir a escanejar les factures rebudes en paper i conservar-les en format PDF, això independentment del format amb que s’hagin rebut, -paper o electrònic-, ja que l’article 77 de la Llei de l’IGI estableix específicament que la conservació es pot dur per mitjans electrònics. Addicionalment cal tenir en compte que l’article 17 del Reglament que regula les obligacions de facturació, estableix clarament que les factures es poden conservar per qualsevol mitjà, en paper o electrònic, sense exigir per tant la conservació en ambdós formats.

En relació a la possibilitat d’expedir les factures únicament en format PDF i enviar-les mitjançant correu electrònic als clients, entenem que això és possible sempre que s’obtingui el consentiment del client, encara que sigui tàcit, i aquest no sol·liciti que la factura li sigui expedida i enviada en format paper, tal i com ho estableixen els articles 76 de la Llei de l’IGI i 15 del Reglament que regula les obligacions de facturació.

CONCLUSIONS